Décompte du temps de travail en Europe : ce que l'employeur doit conserver, et ce que le RGPD impose
Depuis 2019, les employeurs européens doivent disposer d'un système objectif et accessible de mesure du temps de travail quotidien. Voici ce que cela implique concrètement, sans collecter plus que nécessaire.
Réponse courte
Un employeur est-il obligé d'enregistrer le temps de travail dans l'Union européenne ?
Oui. Depuis l'arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne de mai 2019 (affaire C-55/18), les employeurs doivent mettre en place un système objectif, fiable et accessible permettant de mesurer le temps de travail journalier de chaque salarié. La transposition varie selon les États membres, donc le format exact et la durée de conservation dépendent du droit national.
À retenir
- L'arrêt de 2019 exige un système objectif, fiable et accessible au salarié, pas un simple tableur interne.
- La directive sur le temps de travail définit les limites que l'enregistrement doit permettre de vérifier : 48 heures hebdomadaires en moyenne et repos quotidien minimal.
- L'Espagne impose un registre journalier conservé quatre ans ; les autres États membres fixent leurs propres règles.
- Le RGPD s'applique aux feuilles de temps : ne collectez que ce que la finalité exige, documentez la conservation et laissez chacun consulter ses données.
Ce qui a changé en 2019
En mai 2019, la Cour de justice de l'Union européenne a jugé, dans l'affaire C-55/18, que les États membres doivent imposer aux employeurs la mise en place d'un système permettant de mesurer le temps de travail journalier de chaque travailleur. La Cour le qualifie d'objectif, fiable et accessible.
Le raisonnement est très concret : sans enregistrement, un salarié ne peut pas démontrer que les limites de durée du travail et les temps de repos ont été dépassés, ce qui rend les droits ouverts par la directive difficiles à faire respecter.
Ce que l'enregistrement doit permettre de prouver
La directive sur le temps de travail fixe les bornes que l'enregistrement rend vérifiables, notamment une durée hebdomadaire moyenne qui ne doit pas dépasser 48 heures, heures supplémentaires incluses, et des repos quotidien et hebdomadaire minimaux.
C'est pourquoi de simples totaux mensuels ne suffisent généralement pas. Si la limite s'exprime par jour et par semaine, l'enregistrement doit se lire par jour et par semaine, ce qu'une feuille de temps à saisies datées permet précisément. Voir les fonctionnalités qui accompagnent cette conformité.
- Le temps de travail journalier par salarié, pas seulement un total mensuel
- Une forme que le salarié peut consulter sans avoir à la demander
- Une trace des corrections, pour qu'une saisie modifiée ne soit pas confondue avec l'originale
- Une conservation pendant la durée exigée par votre droit national
Les règles nationales diffèrent : vérifiez la vôtre
La mise en œuvre est nationale. L'Espagne, par exemple, impose un registre journalier du temps de travail, à tenir à disposition pendant quatre ans. La France encadre depuis longtemps le décompte des heures pour les salariés dont l'horaire n'est pas collectivement fixé, avec des obligations qui varient selon l'organisation du temps de travail.
Avant de concevoir votre process, vérifiez trois points pour chaque pays où vous employez : ce qui doit être enregistré, combien de temps cela doit être conservé, et qui peut le consulter. Cet article fournit une information générale et ne constitue pas un conseil juridique.
Le RGPD s'applique aux feuilles de temps
Une feuille de temps est une donnée personnelle concernant un salarié identifié : les principes habituels s'appliquent donc. La limitation des finalités signifie que des données collectées pour respecter le décompte du temps de travail ne doivent pas devenir discrètement un critère de classement de performance.
La minimisation est le principe le plus souvent ignoré. Enregistrer des heures par projet est proportionné ; enregistrer la localisation, l'usage des applications ou des captures d'écran pour en déduire les mêmes heures relève d'un traitement d'une autre nature, qui exige une justification bien plus solide et se trouve fréquemment contesté par les autorités de contrôle.
- Écrire la finalité du traitement et s'y tenir
- Collecter le minimum : heures datées, projet, note facultative
- Donner à chaque salarié accès à son propre historique
- Définir une durée de conservation et supprimer au-delà
- Documenter qui accède à quoi, par rôle
Un process qui satisfait les deux exigences
La version conforme et la version acceptée par les équipes relèvent de la même conception. Demandez une saisie quotidienne déclarée, rendez-la assez rapide pour être faite le jour même, laissez chacun voir son propre historique, et journalisez les corrections au lieu d'écraser silencieusement.
Ajoutez des exports de votre côté. Pouvoir produire un relevé daté, par salarié, dans un format lisible, est ce qui transforme un outil en élément de preuve, que la demande vienne d'un contrôle, d'un audit ou d'un litige sur des heures supplémentaires.
Questions fréquentes
Un tableur suffit-il pour respecter l'obligation de décompte ?
C'est possible, mais fragile. Un tableur n'a pas de piste d'audit : une valeur modifiée après coup est indiscernable de la saisie d'origine, et il est rarement accessible au salarié au sens décrit par la jurisprudence.
Combien de temps conserver les relevés de temps de travail ?
Cela dépend du droit national. L'Espagne impose quatre ans, par exemple, tandis que d'autres États membres retiennent des durées différentes selon le document. Vérifiez la règle applicable dans chaque pays d'emploi et appliquez la durée la plus longue.
Peut-on utiliser un logiciel de surveillance pour prouver le temps de travail ?
Techniquement oui, juridiquement c'est risqué. Le contrôle d'activité, les captures d'écran ou la géolocalisation collectent bien plus de données personnelles que l'obligation ne l'exige, ce qui heurte le principe de minimisation et fait l'objet de sanctions régulières dans l'Union. L'enregistrement déclaratif atteint le même objectif de conformité avec une exposition très inférieure.
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