De las hojas de horas a los márgenes: medir la rentabilidad de proyectos en una agencia
La facturación por cliente no dice casi nada. Este es el cálculo en cuatro pasos que convierte horas registradas en margen real, y qué hacer con el resultado.
Respuesta corta
¿Cómo saber si un proyecto de cliente ha sido rentable?
Multiplica las horas registradas en el proyecto por el coste horario cargado de las personas que trabajaron en él y resta ese importe de lo que facturaste. Divide el resultado entre el importe facturado para obtener el margen. Un proyecto con un 40 % de margen sobre el papel suele caer por debajo del 15 % al incluir las desviaciones de alcance no facturadas y el retrabajo.
Puntos clave
- El coste horario cargado, no el salario, es el único dato válido: suma cargas sociales, herramientas, locales y tiempo no facturable.
- Compara horas vendidas y horas reales en todos los proyectos, no solo en los que salieron mal.
- La desviación de alcance se ve en las hojas de horas semanas antes de aparecer en la factura.
- Una revisión mensual de los tres proyectos mayores evita la mayor parte del daño.
Paso 1: calcula un coste horario cargado
Parte del coste anual de una persona, no de su salario. Suma cargas sociales, equipo, licencias de software, locales y una parte de los gastos generales. Después divide entre las horas realmente vendibles, que nunca son su tiempo total de trabajo.
Una diseñadora que cuesta 60.000 al año en total, con 1.500 horas productivas tras vacaciones, formación y trabajo interno, tiene un coste cargado de unos 40 por hora. Esa es la cifra que hay que comparar con tu tarifa de venta, y suele ser mucho más alta de lo que se imagina.
Paso 2: pon las horas vendidas junto a las reales
Todo presupuesto contiene un presupuesto de horas implícito, incluso vendido a precio fijo. Anótalo al arrancar el proyecto y compáralo cada mes con lo que muestran las hojas de horas.
Hazlo también en los proyectos sanos. Un proyecto que cumple el presupuesto pero consumió el doble de horas estimadas en una fase te está diciendo algo sobre tu modelo de precios que un resultado rentable ocultará.
- Registrar el presupuesto de horas por fase al firmar
- Comparar real y previsto al menos una vez al mes
- Avisar cuando una fase supere el 80 % de su presupuesto
- Conservar la comparación tras el cierre, para los próximos presupuestos
Paso 3: aísla las desviaciones de alcance y el retrabajo
El margen rara vez desaparece de golpe. Se escapa por pequeñas adiciones no facturadas: una ronda extra de correcciones, una reunión que se volvió taller, un informe rehecho porque el brief se movió.
Las notas de los registros son lo que hace visible todo eso. Cuando cada línea lleva una descripción breve, puedes identificar las horas dedicadas a trabajo que nadie aceptó pagar, y facturarlas o usarlas como prueba en la próxima negociación. Descubre cómo las agencias usan Simple Timesheet para esto.
Paso 4: convierte la cifra en decisión
Un margen que no lleva a ninguna decisión es solo reporting. Para cada proyecto por debajo de tu objetivo solo hay cuatro movimientos realistas: revisar el precio, reducir el alcance, cambiar la forma de producir o dejar de aceptar ese tipo de trabajo.
Lleva las cifras a la conversación con el cliente y no a la queja interna. Las agencias que renegocian con un desglose de horas en la mano lo consiguen mucho más a menudo que las que argumentan desde la impresión general de que la cuenta es difícil.
- Revisar el precio en la renovación, con las horas reales como prueba
- Reducir el alcance incluido en la oferta base
- Cambiar la producción: menos rondas, briefs más cerrados, plantillas
- Rechazar ese tipo de proyecto si el margen es estructuralmente negativo
Que sea una rutina, no una investigación
Los equipos que se mantienen rentables no hacen análisis profundos. Dedican veinte minutos al mes a los tres proyectos más grandes, mirando solo las horas consumidas frente al presupuesto y la tendencia del margen.
Ese ritmo funciona porque detecta los problemas mientras aún se pueden corregir. Una revisión trimestral explica por qué el trimestre pasado decepcionó; un vistazo mensual evita que el actual repita la historia.
Preguntas frecuentes
¿Qué margen debe buscar una agencia por proyecto?
La mayoría de las agencias apuntan a un margen bruto del 40 al 50 % por proyecto para cubrir gastos generales y dejar beneficio neto. Más que el valor absoluto importa la diferencia entre proyectos: diez puntos de dispersión suelen señalar un problema de precio o de alcance más que de ejecución.
¿Los proyectos a precio fijo necesitan control de horas?
Lo necesitan más que los proyectos por tiempo y materiales. Con precio fijo, las horas son tu única forma de saber si el precio era correcto, y la única prueba disponible al renegociar.
¿Cómo se incorpora el tiempo no facturable a la rentabilidad?
No lo reparta arbitrariamente entre proyectos. Incorpóralo al coste horario cargado dividiendo el coste anual solo entre las horas vendibles. El tiempo no facturable reduce entonces el divisor, que es exactamente donde debe verse su impacto.
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