Registro de jornada en Europa: qué debe conservar la empresa y cómo se aplica el RGPD

En mayo de 2019, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea resolvió en el asunto C-55/18 que los Estados miembros deben exigir a las empresas un sistema que permita medir la jornada diaria de cada trabajador. El Tribunal lo describe como objetivo, fiable y accesible.

El razonamiento es muy práctico: sin registro, una persona trabajadora no puede demostrar que se han superado los límites de jornada y los periodos de descanso, lo que hace difícil hacer valer los derechos que reconoce la directiva.

La directiva de tiempo de trabajo fija los límites que el registro hace verificables, en particular una jornada semanal media que no debe superar las 48 horas incluidas las extraordinarias, y descansos diarios y semanales mínimos.

Por eso los totales mensuales no suelen bastar. Si el límite se expresa por día y por semana, el registro debe poder leerse por día y por semana, que es justo lo que aporta una hoja de horas con registros fechados. Ver las funcionalidades que apoyan este cumplimiento.

La aplicación es nacional. España, por ejemplo, exige un registro diario de la jornada que debe mantenerse a disposición durante cuatro años. Francia regula desde hace tiempo el cómputo de horas para las personas cuyo horario no está fijado colectivamente, con obligaciones que varían según la organización del tiempo de trabajo.

Antes de diseñar tu proceso, confirma tres puntos en cada país donde tengas empleados: qué hay que registrar, cuánto tiempo debe conservarse y quién puede consultarlo. Este artículo es información general y no asesoramiento jurídico.

Una hoja de horas es un dato personal de una persona identificada, así que se aplican los principios habituales. La limitación de la finalidad implica que los datos recogidos para cumplir con el registro de jornada no deben convertirse discretamente en un criterio de clasificación del rendimiento.

La minimización es el principio que más se ignora. Registrar horas por proyecto es proporcionado; registrar ubicación, uso de aplicaciones o capturas de pantalla para deducir las mismas horas es un tratamiento de otra naturaleza, que exige una justificación mucho más sólida y que las autoridades de control cuestionan con frecuencia.

La versión que cumple y la versión que los equipos aceptan son el mismo diseño. Pide un registro diario declarado, hazlo lo bastante rápido para hacerse el mismo día, deja que cada persona vea su propio histórico y registra las correcciones en lugar de sobrescribir en silencio.

Añade exportaciones por tu parte. Poder generar un relevo fechado, por persona y en un formato legible, es lo que convierte una herramienta en prueba, tanto si la petición llega de una inspección, de una auditoría o de un litigio por horas extraordinarias.